focus op collecties en bestanden
Rationeel en Vraaggestuurd Collectiemanagement (VCM) :
Hoe stemmen we ons collectiebeleid af op de vraag van de burger?
presentatie op Focus op collecties en bestanden (Antwerpen, 23/9/04)
Uitgangspunt
Het hoeft niet langer ontkend: De Vlaamse en Nederlandse bibliotheken zitten vol. Plaatsgebrek dwingt tot keuzes. We voelen zelf aan dat aankoop en afvoer moeten afgestemd worden op de vragen en behoeftes van de gebruiker en niet-gebruiker. Hieronder valt ook de keuze wat in open kast hoort en wat in het magazijn. Behalve plaatsgebrek moet ook rekening gehouden worden met stagnerende of teruglopende budgetten en dit tegen de achtergrond van een steeds stijgend aanbod.In de laatste jaren zijn modellen ontwikkeld voor rationeel collectiebeheer. Die modellen baseren zich op de verhouding tussen bezit, uitleningen en stock capacity van objecten over een bepaald onderwerp. Maar dit zijn statistische modellen die niet klakkeloos kunnen toegepast worden. Belangrijk zijn eveneens de afspraken die binnen de regionale samenwerkingsakkoorden worden gemaakt tussen bibliotheken. Laat ons hopen dat bovenlokale samenwerkingverbanden, voor Vlaanderen o.m. binnen het provinciale SBB, richtinggevend kunnen zijn.
Vertrekkend vanuit een nieuw referentiekader ontwikkeld gaan we na hoe we een model voor rationeel en vraaggestuurd collectiebeheer kunnen ontwikkelen dat fijner afgestemd is op de vraag:
· Het VCM wordt toegepast op onderwerpen uit nieuwe vraaggestuurde plaatsingssystemen en niet op SISO. Het koppelt een kwantitatieve methode aan een aantal kwalitatieve criteria. Kwantitatieve criteria zijn vooral bruikbaar als het gaat om vervangbare titels over een onderwerp (bv. Ideeën voor woninginrichting, ervaringen van ouders met co-ouderschap) en niet voor unieke titels (bv. Die ene recente gids voor bouwers of wettelijke bepalingen rond co-ouderschap).Misschien is een woordje uitleg over het samenwerkingsverband dat enkele bibliotheken uit West-Vlaanderen en Nederland hebben aangegaan op zijn plaats. Het samenwerkingsproject heeft tot doel inwoners bewust gebruik van de bibliotheek te laten maken als zij met vragen zitten. Zij die een vraag richten tot de bibliotheek worden vervolgens meer efficiënt bediend.Openbare bibliotheken staan voor een ingrijpende omslag. Lag tot op heden vooral het accent van hun werk op het verzamelen en toegankelijk maken van collecties, belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen maken het noodzakelijk dat bibliotheken zich vooral op het gebruik van die collecties gaan richten. De bibliothecaris staat voor de uitdaging in te spelen op deze maatschappelijke ontwikkelingen door vraaggestuurd te gaan werken. De vraag bepaalt hoe de collectie van de bibliotheek eruit ziet, niet de producenten van informatie (schrijvers, uitgevers). De (potentiële) gebruiker van de bibliotheek komt darmee centraal te staan. Zijn of haar vragen, problemen en behoeften zijn het uitgangspunt voor de bibliotheek. Bij elke soort vraag en bij elke profiel van doelpubliek past de bibliotheek haar dienstverlening aan.
Het gaat om belangrijke maatschappelijke domeinen als werk, levenslang leren, opvoeding, gezondheid, wonen, vrijetijdsbesteding,… Het gaat erom de bezoeker te helpen aan een antwoord, dat zo nauw mogelijk aansluit bij zijn of haar stijl van informatieverwerking. Daarbij houden we er rekening mee dat er in Nederland en Vlaanderen samen ongeveer twee miljoen volwassenen zijn die maatschappelijk niet al te best functioneren, omdat ze onvoldoende kunnen lezen of schrijven. Het project heeft tot doel inwoners bewust gebruik van de bibliotheek te laten maken als zij met vragen zitten. Zij die een vraag richten tot de bibliotheek worden vervolgens meer efficiënt bediend.
Terminologie en uitgangspunten
Rationele collectiemanagement staat –gelukkig maar- niet tegenover irrationele collectiemanagement, want wie in het verleden niet op rationele basis de collectie zou hebben samengesteld, was wellicht zeer onethisch bezig. Wat we dan wel verstaan onder traditionele collectiemanagement is organisatiegerichte collectiemanagement, dit is het verzamelen en beheer van de collectie louter in functie van en gebaseerd op interne doelstellingen van de organisatie. Dit wil zeggen het opbouwen van een collectie met het oog op volledigheid, eigen interesse en/of opgelegde normen van financierende of besturende organisaties.Rationeel collectiemanagement is niet noodzakelijk hetzelfde als vraaggestuurd collectiemanagement. Ook andere vormen van collectiemanagement kunnen zeer rationeel zijn. We betwijfelen niet dat de kwantitatieve methodes gebaseerd zijn op rationele uitgangspunten en wetenschappelijk verantwoorde methodes.De vraag is dus wat we verstaan onder vraaggestuurd CM. Daarvoor moeten we eerst weten wat de vraag is:-is dat wat de gebruiker wil-wat hij denkt te willen-wat hij in feite nodig heeft.Deze driedeling lijkt misschien detaillistisch en weinig relevant, maar de wijze waarop de collectievormer probeert een antwoord te geven aan de informatiebehoefte van de gebruiker wordt primordiaal weerspiegeld in het collectiemanagement. Vraag is immers niet altijd gelijk aan behoefte. Misschien moet ik een voetnoot plaatsen bij een van de opmerkingen die door de vorige spreker werden opgeworpen: vraaggestuurd collectioneren is meer dan de vraag van de gebruiker beantwoorden, want soms is hij zich niet bewust van zijn vraag of is zijn vraag eigenlijk verkeerd. Eén, maar niet noodzakelijk dé, definitie van VCM:Collectiemanagement is het proces waarbij een collectie voortdurend wordt geëvalueerd op basis van de verhouding van aanwezig en beschikbaar materiaal ten opzichte van niet-aanwezig materiaal, ten opzichte van gebruikers en van potentiële gebruikers.
Redenen om vraaggestuurde collectievorming toe te passen
Krimpende budgetten – verhoogd aanbod
Bepalen op welke onderdelen van de vraaggestuurde collectie de bestaande kwantitatieve technieken kunnen toegepast worden.
Oprukken van marketingdenken: vraag vanwege de gebruiker en niet-gebruiker naar grotere efficiëntie
CV niet overlaten aan boekhandelaar en uitgever
Methodieken
Analyse van bestaande technieken voor VCM.
Bepalen op welke onderdelen van de vraaggestuurde collectie de bestaande kwantitatieve technieken kunnen toegepast worden.
Beschrijven van kwalitatieve criteria voor onderdelen van de vraaggestuurde collectie waarop de kwantitatieve technieken niet kunnen toegepast worden.
Beschrijving
Collectiemanagement wordt traditioneel omschreven als het beheer van de collectie, waarbij selectie, aankoop, evaluatie en afschrijven van materiaal worden onderscheiden. Allerlei evoluties binnen de sector, o.m exponentiële groei van het aanbod en de mindere of niet aangepaste financiële mogelijkheden, hebben recent aangezet tot de introductie van rationeel collectiebeheer.Rationeel collectioneren maakt deel uit van het algemene collectiebeleid. Voor collectiebeleid zijn de volgende punten van belang:
· Uitgangspunten: wat is de sterkte –zwakte van de bibliotheek, wat is haar potentieel, hoe is de collectie gegroeid, welke sterkte geven we aan bepaalde collectieonderdelen
· Selectiecriteria: welke kwalitatieve criteria worden gebruikt en voor welke collectieonderdelen
· Selectiemethode: opsporen van kwalitatieve informatiedragers
· Verwerving media: onder meer aan de hand van authoriteitslijsten, di lijsten of publicaties met standaardwerken (vaak zijn deze echter oud of taal-en streekgebonden)
· Normering
· Onderhoud
Belangrijk is de omslag die gemaakt wordt van ‘zo veel mogelijk materiaal hebben voor zoveel mogelijk (potentiële) gebruikers’ naar ‘uitgaan van wat de klant wil’. Dit uitgangspunt mag geen dogma worden, want dan moeten bepaalde collectieonderdelen (bijna) volledig verwijderd worden uit de bibliotheek. Bij RCB moet ook nagedacht worden hoe minder gebruikte onderdelen toch aantrekkelijk kunnen gemaakt worden (plaatsing, activiteiten,…).
De voorkeuren van het publiek kunnen hard gemaakt worden door:
Uitleenstatistieken
Gebruikersonderzoeken / niet-gebruikersonderzoeken
Inventarisatie van het werkgebied
In kaart brengen van het inlichtingenwerk, reserveringen en verzoeken om aanschaf.
Experimenteren, bv. andere opstelling
Recente pogingen om RCB-modellen te ontwikkelen, hebben steeds gefocust op rationeel collectioneren in de zin van cijfermatig collectioneren. Enkele methoden en instrumenten die ons bij cijfermatig collectioneren ten dienste staan:
Vergelijken (benchmarking)
Uitleenfrequentie
Use-factor
Formule Dousset Larbre – C Opt - Conspectus
Dergelijke modellen kunnen van dienst zijn bij bepaalde collectieonderdelen en geven een tijdelijk beeld van het gebruik. De modellen moeten besproken en geëvalueerd worden. Het RCB moet onder meer antwoorden geven op de vraag welke onderdelen kunnen beheerd en desgevallend aangepast worden aan de hand van dergelijke kwantitatieve methodes. Toch moeten we er ons van bewust zijn dat cijfers niet steeds een correct of gewenst beeld van de bibliotheek geven. En vraag ik me steeds weer af: hoe meet je wat je niet in huis hebt, maw hoe vind je cijfermatig lacunes in je collectie?
Trouwens niet alles is in cijfers te vatten. Stel dat je op basis van de leeftijd van boeken zou beslissen om een collectieonderdeel te vernieuwen. Neem er dan de uitleen cijfers bij en je zou al snel merken dat dit bij Grootletterboeken niet zo een goed idee zou zijn. Boeken worden door het publiek dat GLB leest, niet afgerekend op hun leeftijd.
In dit verband zullen we ons de vraag moeten stellen wat de missie van de toekomstige bibliotheek wordt:
-moet de bibliotheek een pluriforme en actuele collectie aanbieden
-of moet zij een toegangspoort tot informatie en cultuur zijn, waarbij de aanwezige collectie een middel is en geen doel op zich.
Wellicht kiezen we voor deze tweede definitie, waarbij we in het achterhoofd houden dat de bieb een culturele instelling is die zich noodzakelijkerwijs niet steeds kan houden aan markteconomische criteria. Geven ook uitgeverijen soms niet boeken uit waarvan ze weten dat ze niet rendabel zijn!? Moet cultuur zich soms niet weren tegen het publiek?
Cijfers verzamelen moet ook een functie hebben, ofwel dienen cijfers om het bestaande beleid te ondersteunen, ofwel om het beleid bij te sturen. Neem mij niet kwalijk, maar in sommige presentaties van schema’s zie ik samen met mijn collega’s niet steeds de bomen meer. Meteen wil ik collega Johan Velter bijtreden die vorig jaar op de WINOB-vergadering van de provincie West-Vlaanderen de overheid vroeg om een consequent beleid te voeren op het vlak van cijfergegevens die moeten bijgehouden worden. Een praktisch en eenvoudig en aan de lokale situatie aangepast model dat cijfers genereert die bruikbaar is voor collectie-management is geen overbodie luxe.
Indien we ermee eens zijn dat ook kwalitatieve criteria mee het uitzicht bepalen zal door onderzoek nagegaan moeten worden voor welke collectieonderdelen kwalitatieve criteria moeten ontwikkeld worden. Jammer genoeg werden tot op vandaag nog geen kwalitatieve criteria vastgelegd; er bestaat ook zeer weinig consensus onder bibliothecarissen over.
Als methodes om vast te leggen op welke collectieonderdelen kwalitatieve criteria moeten toegepast worden, stellen we voor:
- bevraging bibliothecarissen
- zoeken naar voorbeelden
- (voor)selectie collectieonderdelen adh van een te ontwikkelen vraaggestuurd plaatsingssysteem
- reflectie binnen speciale werkgroep
Wellicht zal een de conclusies zijn dat bij de keuze voor een kwalitatieve of kwantitatieve methode in sommige gevallen niet zozeer het onderwerp doorslaggevend zal zijn, maar eerder het soort informatie dat in een boek of publicatie wordt gepresenteerd dat van belang zal zijn. Anders gezegd: het feit dat een bron juridische informatie geeft zal ervoor zorgen dat deze bron belangrijk is voor de collectie, niet het feit dat het gaat om juridische informatie over bouwen, co-ouderschap,…
Mogelijke struikelblokken
Weinig aandacht vanwege het management en het beleid – in functioneringsgesprekken wordt zelden of nooit gepraat over collectievorming en -beheer
Collectievorming is nog te veel een routinematige activiteit – afhankelijk van aanbod, leveringstermijnen en voorselectie door boekhandelaars en uitgeverijen
Historisch gegroeide preoccupatie met cijfers(zie de diverse statistieken, cijfermatige gegevens en andere PerformanceMeasurment-toestanden, gevraagd door de overheden
Collectiemanagement is zelden opgenomen in strategische plannen
Weinig consensus over kwaliteitseisen
Geen duidelijke antwoorden
Implementatie van VCM
Marktanalyse: gebruikers, bibliotheek
Vastleggen van PCM (product-marktcombinatie: welke producten zijn er voor welke behoefte en voor welke gebruiker: klanten worden daarbij meestal onderscheiden in drie categorieën (veel, regelmatige en kleingebruikers)
Opstellen van kwantitatieve en kwalitatieve profielen van de bibliotheek
Analyse van Vraaggestuurd Plaatsingsschema
Analyse van niet-boekmaterialen
Een goede, maar voor mij nog onvolledige poging om VCM toe te passen: reeds in 2000 uitgevoerd in de bibliotheek van Groningen (Chris Wiersma, Vraaaggerichte collectievorming)
posted by patrick @ 1:39 PM
0 comments
